手元の情報を整理しよう。
こんにちは。いわいです。
私たちは仕事をする上で、毎日たくさんの情報を手にします。
・ 担当者とやりとりのメール
・ 策定委員会で使用するパワーポイント、資料
・ いろいろな記録 などなど。
すぐにパソコンの中はごちゃごちゃになり、机の上も資料まみれになりがちです。
そのため、極力、情報の整理には気を使うようにしています。
今回のタイトル「手元の情報を整理しよう」というのは自分に言い聞かせているのかもしれません。
今回はNPO法人ウェルビーイングの整理方法をちょっぴりご紹介します。
まず、気を付けているポイントはしては以下の３つです。
・事業毎にフォルダを作り、
出張から帰ると必ず共有フォルダ（サーバー）に保存する。
→メンバーで情報を共有できるようにするため。
個人のパソコンに入っていては他の人が見られない、利用できないため。
・フォルダの中はきちんと整理をする
→見やすく、使いやすくするため
・ファイル名は、「年度・日付・名前」をつける。
→例えば、2006年3月3日の策定委員会の記録であれば、
「060303第４回策定委員会記録」という名称をつける。
ファイル名だけで概要がつかめるようにするため。
フォルダの整理は、
「プレゼン資料」「記録」「企画書」など資料の種類ごとにフォルダを分けて整理したり、
「１．事前準備」「２．アンケート調査」「３．社会診断」などプロセスごとに分けたり、
いろいろ工夫しています。
数字を前につけておくと、ファイル名で並び替えると、
プロセスの順番にフォルダが並んでくれるのでとても便利です。
複数の人間がひとつのプロジェクトに関わる際には、
情報の整理が大事になってくる気がしています。
皆さんも情報整理で気をつけてる点や、工夫している点があれば、
コメントにご記入下さい。よろしくお願いします。